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僕が部下に「メモを取る」ように指示する多くの人と違う理由

   

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こんばんは。七転びです。
今日は「メモを取る」ことについて書きたいと思ってます。

よく「人の話しを聞くときはメモを取りなさい!」とか「ここからは大事だからメモを取った方がいいんじゃない」みたいな感じで上司が部下へ話しますよね。

恐らく上司になった事のある人なら言った経験があるのでは?
そして部下の立場として言われたことがある人も多いんじゃないかと。

僕は長年、組織の中で部下を持つ立場にいることが多く、面談したり、打ち合わせしたり色々な機会で人と話しました。その時、できる限り「メモを取るように」とメモを用意していない人に伝えるんです。当たり前のことだと僕は思うんですが、当たり前だと思っていない人も結構いる。

自分の当たり前が人の当たり前とは限らない。そういう例の一つだと思うんです。

っで、そういう人はなんでメモを用意すらしないのか?

それは色々話しをしていくと僕が教わった「なぜメモを取るのか?」という内容と、メモを用意しない人達の考え方が違うということが大きく影響しているんだということに気が付いた。

どうして違うと分かったかというとそれはもうたぶん100人以上の人と計100回以上、メモについて聞いたから。部下がメモを用意しなかったら「メモを用意しようね」と言う。そして、その後、「僕がなんでメモを用意しようと言っているか分かる?なんでメモを取るんだろう?」と聞く。これを100回以上はやっている。

つまり100人以上、メモを用意しないで話しにのぞんだってことなんですね(笑)

こんな今さらの質問ですが・・・

なぜメモを取ることが大切なのだと思いますか?

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なぜメモを取るのか?「あとで○○するため」がよくある考え方

僕がそれこそ100人以上になぜメモを取った方が良いと思うか?ということを聞いた結果を集約するとこんな感じ。

・言われたことを忘れないようにするため
・あとで見返して復習するため

言い方はいろいろあるんですが要するに授業や会議で取るノートのような考え方なのかなと。

もちろん、そういうことって大切だと僕も思ってます。それは話し合ったり、打ち合わせしたり、面接したりしたあとの事を考えてる。この答え、そうですよね。

僕がメモを取るように指示する理由は他にもあるんです。それはそのいま行われているその話し合いに関連すること。お互いに話し合いをしているその時間に起きること。

メモを取ろうとすることで入るスイッチ

僕が以前の上司から教わったこと。それは「メモを取ろうとすることで相手の話に集中できる」ということ。つまりメモを用意して取ろうとすることで「相手の話を真剣に聞こうとするスイッチがオンになる」。そんなイメージです。

普通の人って同時に2つのこと考えられないじゃないですか。
だから話しをしながらよくありがちなのは聞き流すってこと(笑)

例えばメモを取らないと相手と仕事の仕方について話しているときに心の中で

(腹減ったなぁ~。仕事帰りに何食べようかなぁ。ラーメン?)

みたいなことを考えて、相手の話は上の空なんてことはよくある。
僕もたまにある(笑)

 

でも、メモを取る、取ろうとするとどうなるか?

相手の話を聞かないとメモって取れないんですよね。当たり前だけど(笑)
そうするとメモを取ろうとすると話しの内容を真剣に聞けるんです。

メモを用意する → 話を聞くスイッチが入る → 相手の話に集中する

こうなる。だからメモを取って欲しいんです。

「メモを用意して真剣に聞いたけど、メモを取る内容はなかった」
それはそれで良いと思うんです。

せっかくお互いに貴重な時間を使って話し合いをしているわけだから、その時は相手の話に集中する。そのためにメモというものを使う。それが僕の教えるメモを取ることを勧める理由。

だからもちろんだけど僕もメモを用意する。
この理由、伝えるとその人は次からメモを用意して話を聞くようになります。

相手がメモを用意して話し合いしたのにメモを取ってないなら、自分の話がとっても分かりやすいか、メモを取るに値しなかったか(笑)

どうでしょう?僕が昔、ある上司に教わったメモを取る理由。
あなたもまず話を聞くときにメモを取ってみませんか?その仕事の姿勢がきっと相手にも伝わりますよ。

 - 考え方 ,

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